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分散したタスクの一元管理をカンバン方式で解決。チームの未来像を視覚化し、業務改善に成功 【情報システムチーム】

  • 事業活動

アディッシュの技術開発部 情報システム(Information System、以下、ISYS)チームは、セキュリティ構築・管理指導・ネットワークインフラやPCの管理など、全社のIT環境構築・情報資産管理の役割を担っています。
多種多様かつ大量のタスクを、2名という少人数で対応する必要のあるチームが、積極的にカンバン方式(以下、カンバン)を取り入れた背景とは。どのような課題を解決するために取り入れたのか?チームに最適なカンバン活用術を見出した方法とは?チームに振り返ってもらいました。

 

カンバン方式とは
トヨタ自動車が開発・実施している生産管理方式。”ジャスト・イン・タイム”とも呼ばれ、「必要なものを必要なときに必要なだけ」という考えのもと、生産管理を合理的に行うことができるため、タスクやプロジェクトの進捗管理を把握するために活用されています。

技術開発部 情報システムチーム

西谷 俊伸  | 情報システムチーム リーダー(写真左)
外資系ソフトウェア企業・モバイル系ベンチャー企業・ECサイト技術責任者を経て、2012年より株式会社ガイアックスの社内システム技術担当として従事。2014年のアディッシュ株式会社設立後は、主にサーバ・ネットワークインフラの構築運用および情報システム業務に携わる。

森崎 健一 | 情報セキュリティ事務局長(写真右)
精密機器メーカー、製造プラントメーカーを経て、2017年よりアディッシュ株式会社に入社、主に情報セキュリティを担当。

多種多様な業務を一元化することが課題

ISYSは、対応する業務が多種多様なため、タスク漏れが発生する事がありました。原因は、対応タスクが多すぎて可視化できていなかった点、タスクが分散して一元管理が出来ていなかったという点などでした。
ISYSは2名チームですが、お互い対応しているタスクの共有も不足しており、また、将来的にやりたいことも個々の頭の中でしか描かれておらず、文章化されていなかったため、それぞれを可視化したいと思っていました。
そこで、技術開発部内で取り入れていたカンバンに着目し、これらの課題を解決出来る可能性があるのではと思い、「ダメなら他の手を試そう」と言う気持ちで、取り入れてみました。

解決→課題→解決を繰り返しISYS流のカンバン活用術を確立

実際活用していくと、課題がどんどん出てきて、一つ解決してもまた新たな課題が見えてくる、と言う状態でした。

[課題1] ISYSの業務は通常のプロジェクトのような長いスパンではなく、最短5分で終了するような短いタスクが多く、どのように管理すれば良いかが見えなかった。
[解決1] 短いタスクでもタスク化してポストイットに書き出すようにした。

[課題2] 逆に時間がかかるプロジェクトもあり、短いタスクのポストイットとの整合性を合わせなければならなかった。
[解決2] プロジェクトはタスク分解し、タスクはできるだけ小さい単位に落とした。また、複数のプロジェクトに対応できるように、大きなプロジェクト単位のカンバンも作り、プロジェクト単位での作業漏れが発生しないようにした。

[課題3] チームの性質上、突発的なタスクが多く、予定通りにタスクが消化できない事が多発していた。
[解決3] 過去の情報をスプレッドシートに蓄積して分析し、傾向を把握することで、ある程度予測化したり、優先判断が可能になった。

このように、PDCAを繰り返し、継続的に改善プロセスを回す事で、以前と比べると明らかに業務がスムーズに回るようになりました。が、カンバンにゴールはないので、今後も継続的な業務改善を目指します。

情報システム系の部署でカンバン導入を考えているのなら

カンバン導入前と比べると、タスク漏れや情報共有漏れが少なくなり、業務は明らかに改善されております。
「カンバン」は、いわゆるプロジェクト管理に使われる事が多いですが、多種多様な業務・突発的な事象や障害が発生することで、業務が計画通り進まないことがある情報システム系の部署で使われている例は、あまり公開されていないように思えます。
私たちの方法が、他社の情報システム系の業務課題を解決する一つのヒントになれば幸いです。

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